XML zur Strukturierung juristischer Texte

Zeit: Don­ner­stag, 21. Sep­tem­ber, 16.00 Uhr
Ort: HS 112
Mod­er­a­tion:  Herr Pro­fes­sor Dr. Her­berg­er
Ref­er­enten: Herr Dipl.-Ing. Mag. Felix Gant­ner
Herr Jörn Erbguth
Herr Dr. Matthias Kraft

XML-basierter Saarbrücker Standard für Gerichtsentscheidungen

Judikaturdokumentation und Aktenverwaltung im Verwaltungsgerichtshof Wien

Judikatur­doku­men­ta­tion und Akten­ver­wal­tung wer­den in Gericht­en meist durch getren­nte EDV-Lösun­gen unter­stützt. Während die Akten­ver­wal­tung in der Geschäftsstelle mit Daten­ban­klö­sun­gen real­isiert wird, beschränkt sich die Unter­stützung der juris­tis­chen Analyse und Ver­wal­tung der Entschei­dung­s­texte im Evi­denzbüro meist auf die Ver­wen­dung ein­er Textver­ar­beitung und mehr oder weniger aus­gereifter Makros zur Durch­führung stan­dar­d­isier­bar­er Arbeitsabläufe.

Im Ver­wal­tungs­gericht­shof Wien (VwGH) wur­den im Rah­men ein­er notwendi­gen Neugestal­tung der EDV-Lösung für die Geschäftsstelle auch neue Wege bei der DV-Unter­stützung der Evi­den­zstelle beschritten.

Die Ausgangssituation

Bish­er wurde die Ver­wal­tung der Akten über eine Daten­bank im VwGH real­isiert. Die Judikatur­doku­men­ta­tion wurde elek­tro­n­isch über das Rechtsin­for­ma­tion­ssys­tem des Bun­des (RIS, http://www.ris.bka.gv.at) erledigt. Das RIS ist eine (großteils auch für die Öffentlichkeit kosten­los ver­füg­bare) Voll­text­daten­bank, in die der VwGH sämtliche rel­e­van­ten Eintschei­dung­s­texte ein­bringt. Die Zugriffs- und Abfragemöglichkeit­en im VwGH unter­schei­den sich nicht von denen der übri­gen Benutzer, so daß auf beson­dere Bedürfnisse des Gericht­shofs nicht einge­gan­gen wer­den kann.

Die Auf­bere­itung der Doku­mente wurde durch Word-Makros unter­stützt, was ger­ade bei der Bear­beitung von doku­men­tal­is­tis­chen Meta­dat­en (Rechtsvorschriften, Schlag­worte, …) ein großes Fehler­po­ten­tial und damit ver­bun­den auch einen sehr hohen Prüf- und Kor­rek­tu­raufwand zur Folge hatte.

Eine Analyse der Zusam­men­hänge zwis­chen der benötigten Dat­en und Arbeitsabläufe in Evi­denzbüro und Judikatur­doku­men­ta­tion ergab folgendes:

-          Akten­ver­wal­tung und Judikatur­doku­men­ta­tion haben zeitlich und inhaltlich geringe Bezugspunk­te. Ein Geschäfts­fall wird bei der Ver­wal­tung eines offe­nen Ver­fahrens nach gän­zlich anderen Kri­te­rien und mit völ­lig anderen Arbeitsabläufen bear­beit­et als das Ver­fahrensergeb­nis (Entschei­dungs­doku­ment) durch die Judikaturdokumentation.
In diesem Sinne ist eine weit­ge­hende Tren­nung der EDV-Unter­stützung in bei­den Bere­ichen sinnvoll.
Jedoch:

-          Grundle­gende Dat­en eines Geschäfts­falls wer­den bei der doku­men­tal­is­tis­chen Auswer­tung des Geschäfts­falls wieder­holt benötigt und müssen regelmäßig neu erfaßt und kon­trol­liert bzw. kor­rigiert werde. Änderun­gen dieser Dat­en (z.B. Fehlerko­r­rek­turen, nachträgliche ver­fahrens­be­d­ingte Abän­derun­gen) im Geschäftsstel­len­bere­ich müssen auch in der Doku­men­ta­tion erneut erfaßt werden.

-          Die Tren­nung der bei­den Sys­teme führt zu erhöhtem Kom­mu­nika­tions- und Arbeit­saufwand, da Dat­en im kon­ven­tionellen Weg (Akten­lauf) zwis­chen den einzel­nen Stellen weit­ergeleit­et wer­den müssen. Die Dat­en, welche Akten neu abgeschlossen wur­den und bei welchen Änderun­gen vorzunehmen sind, mußten im Evi­denzbüro händisch (Excel, …) ver­wal­tet werden.

Zusät­zlich ergab die Analyse des Infor­ma­tions­be­darfs der einzel­nen Arbeits­bere­iche, daß ger­ade bei Richter­ar­beit­splätzen ein großer Bedarf auf denen ein­heitlichen Zugriff am Arbeit­splatz auf alle rel­e­van­ten Dat­en von Akten­ver­wal­tung und auf die Judikatur­doku­men­ta­tion besteht.

Die Verbindung von Aktenverwaltung und Dokumentation

Es wurde daher im VwGH ein EDV-Sys­tem entwick­elt, in dem Geschäftsstel­len­ver­wal­tung und Judikatur­doku­men­ta­tion in ein­er ein­heitlichen Daten­ban­klö­sung unter­stützt wer­den. Durch die Verbindung der bei­den Arbeits­bere­iche kon­nte die Kom­mu­nika­tion zwis­chen diesen wesentlich vere­in­facht und beschle­u­nigt wer­den. Eine Mehrfachver­wal­tung von Dat­en ist nicht mehr notwendig, wodurch zahlre­iche Fehlerquellen aus­geschal­tet und die Aktu­al­ität und inhaltliche Richtigkeit der Judikatur­doku­men­ta­tion wesentlich verbessert wer­den konnte.

Im Detail beste­ht das Sys­tem aus fol­gen­den Teilbereichen:

Aktenverwaltung

Dieser Bere­ich des Sys­tems dient der Ver­wal­tung der Akten­dat­en im laufend­en Ver­fahren. Dabei han­delt es sich um sämtliche Per­so­n­en­dat­en, wesentliche Ver­fahrens­dat­en (Ein­bringungs­dat­en, Entschei­dungs­da­tum, …) und die Ord­nungszahlen für die Schrift­stücke des Aktes.

Dieser Teil des Pro­gramms entspricht im wesentlichen der üblichen Akten­ver­wal­tung. Wesentlich erweit­ert wurde dieser Bere­ich durch die elek­tro­n­is­che Erstel­lung und Ver­wal­tung von Formularen.

Formulare

For­mu­la­re, die im Ver­fahren im VwGH laufend von Richtern benötigt wer­den, soll­ten durch das Sys­tem automa­tisch mit den jew­eils rel­e­van­ten Dat­en aus­ge­füllt wer­den. Zusät­zlich soll­ten auch die vom Richter für das For­mu­lar erstell­ten Texte (Begrün­dun­gen, …) in der Daten­bank erfaßt wer­den, um eine Mehrfacher­fas­sung dieser Dat­en zu verhindern.

Es stellte sich her­aus, daß eine „klas­sis­che“ Lösung mit MS Word, For­matvor­la­gen und Makros nicht sin­nvoll war, da

  • für jedes neue For­mu­lar und jede Änderung im For­mu­lar Pro­gram­mier­aufwand notwendig wäre,
  • Daten­bankzu­griffe nur über aufwendi­ge Makro­pro­gram­mierung möglich wären und
  • durch laufende Änderun­gen bei Updates kein dauer­haft wartungs­freies und sta­biles zu real­isieren wäre.

Es wurde daher ein Autoren­sys­tem für For­mu­la­re entwick­elt, mit dem sowohl eine elek­tro­n­is­che Eingabe­maske, Work­flow­ele­mente als auch die Aus­gabe in Word zen­tral definiert wer­den können.

Durch ein­fache Def­i­n­i­tio­nen im Autoren­sys­tem wer­den elek­tro­n­is­che For­mu­la­re für Richter entwick­elt, die sofort am Bild­schirm bere­it­ste­hen. Die vom Richter eingegebe­nen Dat­en kön­nen unmit­tel­bar in Rein­schriften über­nom­men und aus­ge­fer­tigt werden.

Durch diese Form der For­mu­la­rerstel­lung und Ver­wal­tung sind ein­er­seits Änderun­gen im For­mu­la­rwe­sen ein­fach zu real­isieren und ander­er­seits auch Soft­ware­up­dates unprob­lema­tisch, da nur mehr einige wenige grundle­gende Befehle im Textver­ar­beitung­spro­gramm (Text ein­fü­gen, Fett, Kur­siv, …) bei der Doku­menter­stel­lung benötigt wer­den. Diese ändern sich meist bei Updates nicht oder sind in kurz­er Zeit anpaßbar.

Judikaturdokumentation

Wesentliche Verbesserun­gen brachte die Verbindung von Akten­ver­wal­tung und Judikatur­doku­men­ta­tion bei der Auswer­tung der Entscheidungsdokumente.

Mit der Erledi­gung von Akten wird auch eine anonymisierte Fas­sung des Erken­nt­nis bzw. Beschluß beim Akt gespe­ichert und kann sofort von Richtern abgerufen werden.

Die Bear­beit­er im Evi­denzbüro erhal­ten über Auswer­tun­gen immer den aktuellen Stand der Doku­mente, die noch zu bear­beit­en sind.

Meta­dat­en, der Entschei­dung, die bere­its im Sys­tem vorhan­den sind, wer­den unmit­tel­bar bei der Anzeige des Doku­ments aus den Akten­dat­en in der jew­eils aktuellen Fas­sung ausgewertet.

Durch eigene Auswer­tungs­masken wird sichergestellt, daß bei Rechtsvorschriften und anderen Meta­dat­en, die bei der Auswer­tung zuge­ord­net wer­den, eine ein­heitliche Schreib­weise sichergestellt wird.

Umfan­gre­iche Möglichkeit­en zur Ver­weis­de­f­i­n­i­tion und ‑gestal­tung ermöglichen eine über das bish­er vorhan­dene hin­aus­ge­hende Darstel­lung der Verbindun­gen zu ander­er Judikatur.

Fehler bei der Analyse der Doku­mente kon­nten dadurch wesentlich ver­ringert und die Qual­ität der inhaltlichen Auf­bere­itung verbessert werden.

Sämtliche Dat­en der Judikatur­doku­men­ta­tion sind von jedem Arbeit­splatz im VwGH immer im aktuellen Stand abrufbar.

Dokumentlieferung

Eben­falls automa­tisiert wur­den die Doku­mentliefer­un­gen von Entschei­dungs­dat­en an das RIS oder Ver­lage. Es wird für jeden „Kun­den“ das benötigte Daten­for­mat fest­gelegt und die neuen geän­derten Doku­mente wer­den automa­tisiert im entsprechen­den For­mat erzeugt. Dies kann auch zeit­ges­teuert erfol­gen, so daß z.B. für das RIS täglich die neuen Entschei­dun­gen ohne zusät­zlichen Aufwand im VwGH geliefert wer­den können.

Dipl.-Ing. Mag. Felix Gantner
infolex
Rechtsinformatikberatung
A‑1130 Wien, Glasauer­gasse 15
E‑Mail: gantner@infolex.at
http://www.infolex.at