XML zur Struk­tu­rie­rung juris­ti­scher Texte

Zeit: Don­ners­tag, 21. Sep­tem­ber, 16.00 Uhr
Ort: HS 112
Mode­ra­tion:  Herr Pro­fes­sor Dr. Her­ber­ger
Refe­ren­ten: Herr Dipl.-Ing. Mag. Felix Gant­ner
Herr Jörn Erb­guth
Herr Dr. Mat­thias Kraft

XML-basierter Saar­brü­cker Stan­dard für Gerichts­ent­schei­dun­gen

Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion und Akten­ver­wal­tung im Ver­wal­tungs­ge­richts­hof Wien

Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion und Akten­ver­wal­tung wer­den in Gerich­ten meist durch getrennte EDV-Lösungen unter­stützt. Wäh­rend die Akten­ver­wal­tung in der Geschäfts­stelle mit Daten­bank­lö­sun­gen rea­li­siert wird, beschränkt sich die Unter­stüt­zung der juris­ti­schen Ana­lyse und Ver­wal­tung der Ent­schei­dungs­texte im Evi­denz­büro meist auf die Ver­wen­dung einer Text­ver­ar­bei­tung und mehr oder weni­ger aus­ge­reif­ter Makros zur Durch­füh­rung stan­dar­di­sier­ba­rer Arbeits­ab­läufe.

Im Ver­wal­tungs­ge­richts­hof Wien (VwGH) wur­den im Rah­men einer not­wen­di­gen Neu­ge­stal­tung der EDV-Lösung für die Geschäfts­stelle auch neue Wege bei der DV-Unterstützung der Evi­denz­stelle beschrit­ten.

Die Aus­gangs­si­tua­tion

Bis­her wurde die Ver­wal­tung der Akten über eine Daten­bank im VwGH rea­li­siert. Die Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion wurde elek­tro­nisch über das Rechts­in­for­ma­ti­ons­sys­tem des Bun­des (RIS, http://www.ris.bka.gv.at) erle­digt. Das RIS ist eine (groß­teils auch für die Öffent­lich­keit kos­ten­los ver­füg­bare) Voll­text­da­ten­bank, in die der VwGH sämt­li­che rele­van­ten Eint­schei­dungs­texte ein­bringt. Die Zugriffs- und Abfra­ge­mög­lich­kei­ten im VwGH unter­schei­den sich nicht von denen der übri­gen Benut­zer, so daß auf beson­dere Bedürf­nisse des Gerichts­hofs nicht ein­ge­gan­gen wer­den kann.

Die Auf­be­rei­tung der Doku­mente wurde durch Word-Makros unter­stützt, was gerade bei der Bear­bei­tung von doku­men­ta­lis­ti­schen Meta­da­ten (Rechts­vor­schrif­ten, Schlag­worte, …) ein gro­ßes Feh­ler­po­ten­tial und damit ver­bun­den auch einen sehr hohen Prüf- und Kor­rek­tur­auf­wand zur Folge hatte.

Eine Ana­lyse der Zusam­men­hänge zwi­schen der benö­tig­ten Daten und Arbeits­ab­läufe in Evi­denz­büro und Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion ergab fol­gen­des:

- Akten­ver­wal­tung und Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion haben zeit­lich und inhalt­lich geringe Bezugs­punkte. Ein Geschäfts­fall wird bei der Ver­wal­tung eines offe­nen Ver­fah­rens nach gänz­lich ande­ren Kri­te­rien und mit völ­lig ande­ren Arbeits­ab­läu­fen bear­bei­tet als das Ver­fah­ren­s­er­geb­nis (Ent­schei­dungs­do­ku­ment) durch die Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion.
In die­sem Sinne ist eine weit­ge­hende Tren­nung der EDV-Unterstützung in bei­den Berei­chen sinn­voll.
Jedoch:

- Grund­le­gende Daten eines Geschäfts­falls wer­den bei der doku­men­ta­lis­ti­schen Aus­wer­tung des Geschäfts­falls wie­der­holt benö­tigt und müs­sen regel­mä­ßig neu erfaßt und kon­trol­liert bzw. kor­ri­giert werde. Ände­run­gen die­ser Daten (z.B. Feh­ler­kor­rek­tu­ren, nach­träg­li­che ver­fah­rens­be­dingte Abän­de­run­gen) im Geschäfts­stel­len­be­reich müs­sen auch in der Doku­men­ta­tion erneut erfaßt wer­den.

- Die Tren­nung der bei­den Sys­teme führt zu erhöh­tem Kommunikations- und Arbeits­auf­wand, da Daten im kon­ven­tio­nel­len Weg (Akten­lauf) zwi­schen den ein­zel­nen Stel­len wei­ter­ge­lei­tet wer­den müs­sen. Die Daten, wel­che Akten neu abge­schlos­sen wur­den und bei wel­chen Ände­run­gen vor­zu­neh­men sind, muß­ten im Evi­denz­büro hän­disch (Excel, …) ver­wal­tet wer­den.

Zusätz­lich ergab die Ana­lyse des Infor­ma­ti­ons­be­darfs der ein­zel­nen Arbeits­be­rei­che, daß gerade bei Rich­ter­ar­beits­plät­zen ein gro­ßer Bedarf auf denen ein­heit­li­chen Zugriff am Arbeits­platz auf alle rele­van­ten Daten von Akten­ver­wal­tung und auf die Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion besteht.

Die Ver­bin­dung von Akten­ver­wal­tung und Doku­men­ta­tion

Es wurde daher im VwGH ein EDV-System ent­wi­ckelt, in dem Geschäfts­stel­len­ver­wal­tung und Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion in einer ein­heit­li­chen Daten­bank­lö­sung unter­stützt wer­den. Durch die Ver­bin­dung der bei­den Arbeits­be­rei­che konnte die Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen die­sen wesent­lich ver­ein­facht und beschleu­nigt wer­den. Eine Mehr­fach­ver­wal­tung von Daten ist nicht mehr not­wen­dig, wodurch zahl­rei­che Feh­ler­quel­len aus­ge­schal­tet und die Aktua­li­tät und inhalt­li­che Rich­tig­keit der Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion wesent­lich ver­bes­sert wer­den konnte.

Im Detail besteht das Sys­tem aus fol­gen­den Teil­be­rei­chen:

Akten­ver­wal­tung

Die­ser Bereich des Sys­tems dient der Ver­wal­tung der Akten­da­ten im lau­fen­den Ver­fah­ren. Dabei han­delt es sich um sämt­li­che Per­so­nen­da­ten, wesent­li­che Ver­fah­rens­da­ten (Ein­brin­gungs­da­ten, Ent­schei­dungs­da­tum, …) und die Ord­nungs­zah­len für die Schrift­stü­cke des Aktes.

Die­ser Teil des Pro­gramms ent­spricht im wesent­li­chen der übli­chen Akten­ver­wal­tung. Wesent­lich erwei­tert wurde die­ser Bereich durch die elek­tro­ni­sche Erstel­lung und Ver­wal­tung von For­mu­la­ren.

For­mu­lare

For­mu­lare, die im Ver­fah­ren im VwGH lau­fend von Rich­tern benö­tigt wer­den, soll­ten durch das Sys­tem auto­ma­tisch mit den jeweils rele­van­ten Daten aus­ge­füllt wer­den. Zusätz­lich soll­ten auch die vom Rich­ter für das For­mu­lar erstell­ten Texte (Begrün­dun­gen, …) in der Daten­bank erfaßt wer­den, um eine Mehr­facher­fas­sung die­ser Daten zu ver­hin­dern.

Es stellte sich her­aus, daß eine „klas­si­sche“ Lösung mit MS Word, For­mat­vor­la­gen und Makros nicht sinn­voll war, da

  • für jedes neue For­mu­lar und jede Ände­rung im For­mu­lar Pro­gram­mier­auf­wand not­wen­dig wäre,
  • Daten­bank­zu­griffe nur über auf­wen­dige Makro­pro­gram­mie­rung mög­lich wären und
  • durch lau­fende Ände­run­gen bei Updates kein dau­er­haft war­tungs­freies und sta­bi­les zu rea­li­sie­ren wäre.

Es wurde daher ein Auto­ren­sys­tem für For­mu­lare ent­wi­ckelt, mit dem sowohl eine elek­tro­ni­sche Ein­ga­be­maske, Work­flow­ele­mente als auch die Aus­gabe in Word zen­tral defi­niert wer­den kön­nen.

Durch ein­fa­che Defi­ni­tio­nen im Auto­ren­sys­tem wer­den elek­tro­ni­sche For­mu­lare für Rich­ter ent­wi­ckelt, die sofort am Bild­schirm bereit­ste­hen. Die vom Rich­ter ein­ge­ge­be­nen Daten kön­nen unmit­tel­bar in Rein­schrif­ten über­nom­men und aus­ge­fer­tigt wer­den.

Durch diese Form der For­mu­la­rer­stel­lung und Ver­wal­tung sind einer­seits Ände­run­gen im For­mu­lar­we­sen ein­fach zu rea­li­sie­ren und ande­rer­seits auch Soft­ware­u­p­dates unpro­ble­ma­tisch, da nur mehr einige wenige grund­le­gende Befehle im Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm (Text ein­fü­gen, Fett, Kur­siv, …) bei der Doku­men­ter­stel­lung benö­tigt wer­den. Diese ändern sich meist bei Updates nicht oder sind in kur­zer Zeit anpaß­bar.

Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion

Wesent­li­che Ver­bes­se­run­gen brachte die Ver­bin­dung von Akten­ver­wal­tung und Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion bei der Aus­wer­tung der Ent­schei­dungs­do­ku­mente.

Mit der Erle­di­gung von Akten wird auch eine anony­mi­sierte Fas­sung des Erkennt­nis bzw. Beschluß beim Akt gespei­chert und kann sofort von Rich­tern abge­ru­fen wer­den.

Die Bear­bei­ter im Evi­denz­büro erhal­ten über Aus­wer­tun­gen immer den aktu­el­len Stand der Doku­mente, die noch zu bear­bei­ten sind.

Meta­da­ten, der Ent­schei­dung, die bereits im Sys­tem vor­han­den sind, wer­den unmit­tel­bar bei der Anzeige des Doku­ments aus den Akten­da­ten in der jeweils aktu­el­len Fas­sung aus­ge­wer­tet.

Durch eigene Aus­wer­tungs­mas­ken wird sicher­ge­stellt, daß bei Rechts­vor­schrif­ten und ande­ren Meta­da­ten, die bei der Aus­wer­tung zuge­ord­net wer­den, eine ein­heit­li­che Schreib­weise sicher­ge­stellt wird.

Umfang­rei­che Mög­lich­kei­ten zur Ver­weis­de­fi­ni­tion und –gestal­tung ermög­li­chen eine über das bis­her vor­han­dene hin­aus­ge­hende Dar­stel­lung der Ver­bin­dun­gen zu ande­rer Judi­ka­tur.

Feh­ler bei der Ana­lyse der Doku­mente konn­ten dadurch wesent­lich ver­rin­gert und die Qua­li­tät der inhalt­li­chen Auf­be­rei­tung ver­bes­sert wer­den.

Sämt­li­che Daten der Judi­ka­tur­do­ku­men­ta­tion sind von jedem Arbeits­platz im VwGH immer im aktu­el­len Stand abruf­bar.

Doku­ment­lie­fe­rung

Eben­falls auto­ma­ti­siert wur­den die Doku­ment­lie­fe­run­gen von Ent­schei­dungs­da­ten an das RIS oder Ver­lage. Es wird für jeden „Kun­den“ das benö­tigte Daten­for­mat fest­ge­legt und die neuen geän­der­ten Doku­mente wer­den auto­ma­ti­siert im ent­spre­chen­den For­mat erzeugt. Dies kann auch zeit­ge­steu­ert erfol­gen, so daß z.B. für das RIS täg­lich die neuen Ent­schei­dun­gen ohne zusätz­li­chen Auf­wand im VwGH gelie­fert wer­den kön­nen.

Dipl.-Ing. Mag. Felix Gant­ner
info­lex
Rechts­in­for­ma­tik­be­ra­tung
A-1130 Wien, Gla­s­au­er­gasse 15
E-Mail: gantner@infolex.at
http://www.infolex.at

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