IT Ein­set­zen und Spa­ren

Was kos­tet ein ver­netz­tes PC-Sys­tem mit 10 Arbeits­plät­zen über einen Zeit­raum von acht Jah­ren – 200.000 EURO, 250.000 EURO oder 300.000 EURO? Wenn der Anwen­der eine nach­hal­ti­ge PC-Stra­te­gie ein­hält, die ver­füg­ba­ren Hilfs­mit­tel zum Betrieb und zur Unter­hal­tung nutzt sowie eine effi­zi­en­te Ein­bin­dung in die Orga­ni­sa­ti­ons­ab­läu­fe leis­tet, kön­nen 200.000 EURO aus­rei­chen. Leich­ter ist es jedoch, deut­lich mehr aus­zu­ge­ben.

Der Ein­satz eines IT-Sys­tems beginnt mit der Kon­zep­ter­stel­lung und der Sys­tem­aus­wahl. Dazu gibt der Arbeits­kreis Hil­fe­stel­lung mit der Zusam­men­stel­lung von kon­zep­tio­nel­len, funk­tio­na­len und tech­ni­schen Anfor­de­run­gen, aus denen sich Aus­wahl­kri­te­ri­en strin­gent und nach­voll­zieh­bar ablei­ten las­sen. Auch für bestehen­de Sys­te­me gibt es Mög­lich­kei­ten, Kos­ten zu sen­ken (z. B. Ver­ein­heit­li­chung, orga­ni­sa­to­ri­sche Inte­gra­ti­on, sinn­vol­le Erwei­te­run­gen unter Beach­tung wirt­schaft­li­cher und tech­ni­scher Rah­men­be­din­gun­gen).

Dar­über hin­aus öff­nen sich mit einem durch­dach­ten IT-Ein­satz wei­te­re Poten­tia­le. Eine ein­heit­li­che Ablage­organisation, die Papier­ab­la­ge und elek­tro­ni­sche Doku­men­ten­ab­la­ge ver­ei­nigt, spart Such­zei­ten und sichert die Auf­find­bar­keit von Infor­ma­tio­nen. Neben Tex­ten kön­nen in der Abla­ge­struk­tur auch Bil­der, Vide­os und Sprach­dateien inte­griert wer­den. Der Ein­satz eines geson­der­ten Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tems (DMS) ist nicht zwin­gend not­wen­dig; auch mit den soge­nann­ten Bord­mit­teln lässt sich viel errei­chen. Ein­zu­schlie­ßen ist das klas­si­sche Dik­tier­sys­tem, das bei der Ver­wen­dung digi­ta­ler Gerä­te Medi­en­brü­che ver­hin­dert; hier­von ist die Sprach­er­ken­nung abzu­gren­zen. Die Ver­bin­dung mit der Tele­kom­mu­ni­ka­ti­on beschleu­nigt Abläu­fe und ver­min­dert dadurch Kos­ten. Von den viel­fäl­ti­gen Mög­lich­kei­ten wer­den eini­ge bei­spiel­haft genannt:

• Ver­mei­dung von Medi­en­brü­chen durch Inte­gra­ti­on in Anwen­dun­gen (z. B. E‑Mail aus Text­ver­ar­bei­tung, Fax aus Dik­tier­sys­tem)
• E‑Mail-Abruf von abge­setz­ten Arbeits­plät­zen
• Fern­zu­griff auf Kanz­lei­da­ten
• kontrollierte/organisierte Erreich­bar­keit (z. B. Han­dy über Sekre­ta­ri­at, Nut­zung von SMS wäh­rend Sit­zun­gen)

Ein wesent­li­cher Aspekt ist dabei die Ein­hal­tung von Sicher­heits­stan­dards, die direkt bei der Pla­nung berück­sich­tigt wer­den soll­ten und in die­sem Fall auch nicht zwangs­läu­fig zu Mehr­kos­ten füh­ren, die den gesam­ten Nut­zen in Fra­ge stel­len.

Nicht zuletzt möch­te der Arbeits­kreis auf IT-Mög­lich­kei­ten hin­wei­sen, die im Anwalts­be­reich noch nicht ver­brei­tet sind. Soge­nann­te CRM-Sys­te­me (Custo­mer Rela­ti­ons­hip Manage­ment) kön­nen in Zei­ten här­te­ren Wett­be­werbs und wach­sen­den Kos­ten­dru­ckes dazu füh­ren, dass die Man­dan­ten­bin­dun­gen inten­si­viert und sys­te­ma­tisch gepflegt wer­den.