IT Einsetzen und Sparen
Zeit: | Donnerstag, 26. September 2002, 16.00 Uhr |
Ort: | HS 118 |
Moderation: | Herr Dr. Streitz |
Was kostet ein vernetztes PC-System mit 10 Arbeitsplätzen über einen Zeitraum von acht Jahren — 200.000 EURO, 250.000 EURO oder 300.000 EURO? Wenn der Anwender eine nachhaltige PC-Strategie einhält, die verfügbaren Hilfsmittel zum Betrieb und zur Unterhaltung nutzt sowie eine effiziente Einbindung in die Organisationsabläufe leistet, können 200.000 EURO ausreichen. Leichter ist es jedoch, deutlich mehr auszugeben.
Der Einsatz eines IT-Systems beginnt mit der Konzepterstellung und der Systemauswahl. Dazu gibt der Arbeitskreis Hilfestellung mit der Zusammenstellung von konzeptionellen, funktionalen und technischen Anforderungen, aus denen sich Auswahlkriterien stringent und nachvollziehbar ableiten lassen. Auch für bestehende Systeme gibt es Möglichkeiten, Kosten zu senken (z. B. Vereinheitlichung, organisatorische Integration, sinnvolle Erweiterungen unter Beachtung wirtschaftlicher und technischer Rahmenbedingungen).
Darüber hinaus öffnen sich mit einem durchdachten IT-Einsatz weitere Potentiale. Eine einheitliche Ablageorganisation, die Papierablage und elektronische Dokumentenablage vereinigt, spart Suchzeiten und sichert die Auffindbarkeit von Informationen. Neben Texten können in der Ablagestruktur auch Bilder, Videos und Sprachdateien integriert werden. Der Einsatz eines gesonderten Dokumenten-Management-Systems (DMS) ist nicht zwingend notwendig; auch mit den sogenannten Bordmitteln lässt sich viel erreichen. Einzuschließen ist das klassische Diktiersystem, das bei der Verwendung digitaler Geräte Medienbrüche verhindert; hiervon ist die Spracherkennung abzugrenzen. Die Verbindung mit der Telekommunikation beschleunigt Abläufe und vermindert dadurch Kosten. Von den vielfältigen Möglichkeiten werden einige beispielhaft genannt:
- Vermeidung von Medienbrüchen durch Integration in Anwendungen (z. B. E‑Mail aus Textverarbeitung, Fax aus Diktiersystem)
- E‑Mail-Abruf von abgesetzten Arbeitsplätzen
- Fernzugriff auf Kanzleidaten
- kontrollierte/organisierte Erreichbarkeit (z. B. Handy über Sekretariat, Nutzung von SMS während Sitzungen)
Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Einhaltung von Sicherheitsstandards, die direkt bei der Planung berücksichtigt werden sollten und in diesem Fall auch nicht zwangsläufig zu Mehrkosten führen, die den gesamten Nutzen in Frage stellen.
Nicht zuletzt möchte der Arbeitskreis auf IT-Möglichkeiten hinweisen, die im Anwaltsbereich noch nicht verbreitet sind. Sogenannte CRM-Systeme (Customer Relationship Management) können in Zeiten härteren Wettbewerbs und wachsenden Kostendruckes dazu führen, dass die Mandantenbindungen intensiviert und systematisch gepflegt werden.