IT Einsetzen und Sparen

Was kostet ein ver­net­ztes PC-Sys­tem mit 10 Arbeit­splätzen über einen Zeitraum von acht Jahren — 200.000 EURO, 250.000 EURO oder 300.000 EURO? Wenn der Anwen­der eine nach­haltige PC-Strate­gie ein­hält, die ver­füg­baren Hil­f­s­mit­tel zum Betrieb und zur Unter­hal­tung nutzt sowie eine effiziente Ein­bindung in die Organ­i­sa­tion­s­abläufe leis­tet, kön­nen 200.000 EURO aus­re­ichen. Leichter ist es jedoch, deut­lich mehr auszugeben.

Der Ein­satz eines IT-Sys­tems begin­nt mit der Konzepter­stel­lung und der Sys­temauswahl. Dazu gibt der Arbeit­skreis Hil­festel­lung mit der Zusam­men­stel­lung von konzep­tionellen, funk­tionalen und tech­nis­chen Anforderun­gen, aus denen sich Auswahlkri­te­rien strin­gent und nachvol­lziehbar ableit­en lassen. Auch für beste­hende Sys­teme gibt es Möglichkeit­en, Kosten zu senken (z. B. Vere­in­heitlichung, organ­isatorische Inte­gra­tion, sin­nvolle Erweiterun­gen unter Beach­tung wirtschaftlich­er und tech­nis­ch­er Rah­menbe­din­gun­gen).

Darüber hin­aus öff­nen sich mit einem durch­dacht­en IT-Ein­satz weit­ere Poten­tiale. Eine ein­heitliche Ablage­organisation, die Papier­ablage und elek­tro­n­is­che Doku­menten­ablage vere­inigt, spart Suchzeit­en und sichert die Auffind­barkeit von Infor­ma­tio­nen. Neben Tex­ten kön­nen in der Ablagestruk­tur auch Bilder, Videos und Sprach­dateien inte­gri­ert wer­den. Der Ein­satz eines geson­derten Doku­menten-Man­age­ment-Sys­tems (DMS) ist nicht zwin­gend notwendig; auch mit den soge­nan­nten Bor­d­mit­teln lässt sich viel erre­ichen. Einzuschließen ist das klas­sis­che Dik­tier­sys­tem, das bei der Ver­wen­dung dig­i­taler Geräte Medi­en­brüche ver­hin­dert; hier­von ist die Spracherken­nung abzu­gren­zen. Die Verbindung mit der Telekom­mu­nika­tion beschle­u­nigt Abläufe und ver­min­dert dadurch Kosten. Von den vielfälti­gen Möglichkeit­en wer­den einige beispiel­haft genan­nt:

• Ver­mei­dung von Medi­en­brüchen durch Inte­gra­tion in Anwen­dun­gen (z. B. E‑Mail aus Textver­ar­beitung, Fax aus Dik­tier­sys­tem)
• E‑Mail-Abruf von abge­set­zten Arbeit­splätzen
• Fernzu­griff auf Kan­zlei­dat­en
• kontrollierte/organisierte Erre­ich­barkeit (z. B. Handy über Sekre­tari­at, Nutzung von SMS während Sitzun­gen)

Ein wesentlich­er Aspekt ist dabei die Ein­hal­tung von Sicher­heits­stan­dards, die direkt bei der Pla­nung berück­sichtigt wer­den soll­ten und in diesem Fall auch nicht zwangsläu­fig zu Mehrkosten führen, die den gesamten Nutzen in Frage stellen.

Nicht zulet­zt möchte der Arbeit­skreis auf IT-Möglichkeit­en hin­weisen, die im Anwalts­bere­ich noch nicht ver­bre­it­et sind. Soge­nan­nte CRM-Sys­teme (Cus­tomer Rela­tion­ship Man­age­ment) kön­nen in Zeit­en härteren Wet­tbe­werbs und wach­senden Kos­ten­druck­es dazu führen, dass die Man­dan­ten­bindun­gen inten­siviert und sys­tem­a­tisch gepflegt wer­den.