Elek­tro­ni­sche Akte in der Kanz­lei

Zeit: Frei­tag, 17. Sep­tem­ber 2004, 9.00 Uhr
Ort: HS 118
Mode­ra­ti­on: Herr Rechts­an­walt und Media­tor Dr. Tho­mas Lapp, EDV-Gerichts­tag
Herr Rechts­an­walt Dr. Vol­ker Nil­gens, EDV-Gerichts­tag
Refe­ren­ten: Herr Micha­el Germ, Ger­mcon­sult GmbH
Frau Rechts­an­wäl­tin Regi­na Kohn, Ren­ostar GmbH
Herr Dipl. Ing. Fritz Jochen Weber, WJ&P Sys­tem­haus AG
Doku­men­te: Ankün­di­gungPro­to­koll

Auch in der Anwalts­kanz­lei gilt die ein­fa­che Regel, dass Fort­schritt zugleich Ver­än­de­rung bedeu­tet. Die Tat­sa­che, dass eini­ge Ver­än­de­run­gen sehr lan­ge brau­chen, ändert dar­an nichts. Im Gegen­teil, weil in eini­gen Kanz­lei­en der Ver­än­de­rungs­druck sehr groß ist, bewe­gen sich die Din­ge häu­fig sehr viel schnel­ler als frü­her. Dies gilt auch für das papier­ar­me (nicht papier­lo­se) Büro, dem Anwalts­kanz­lei­en heu­te näher sind, als dies noch vor eini­gen Jah­ren erwar­tet wur­de.

Elek­tro­ni­sche Akte, papier­ar­mes Büro, Scan­nen, Doku­men­ten­ma­nage­ment und Work­flow sind die The­men die­ses Arbeits­krei­ses. Dazu wird Fritz Jochen Weber berich­ten, inwie­weit in der Wirt­schaft heu­te Doku­men­ten­ma­nage­ment und Work­flow­sys­te­me ein­ge­setzt wer­den und wel­chen Nut­zen dies bringt. Regi­na Kohn wird dar­stel­len, was Anbie­ter für Anwalts­kanz­lei­en den Anwäl­ten heu­te bereits bie­ten. Micha­el Germ wird die Ent­wick­lung aus der Sicht des Kanz­lei­be­ra­ters kri­tisch hin­ter­fra­gen. Der Arbeits­kreis knüpft an das Schwer­punkt­the­ma der Bund-Län­der-Kom­mis­si­on „elek­tro­ni­scher Rechts­ver­kehr“ an.

Soft­ware­an­bie­ter ste­hen längst bereit, ihren Anwalts­kun­den indi­vi­du­el­le und nutz­ba­re Lösun­gen anzu­bie­ten. Dabei steht die elek­tro­nisch geführ­te Akte im Mit­tel­punkt. Es han­delt sich dabei um eine Daten­bank, die sämt­li­che Unter­la­gen und Infor­ma­tio­nen zu einem Man­dat in digi­ta­ler Form bereit­hält. Alle Doku­men­te, die in einer tra­di­tio­nel­len Akte aus Papier anfal­len, wer­den durch Scan­nen digi­ta­li­siert und im Kanz­lei­com­pu­ter gespei­chert. Sie kön­nen auf Knopf­druck vom Anwalt und sei­nen Mit­ar­bei­tern abge­ru­fen, ein­ge­se­hen und bear­bei­tet wer­den.

Die elek­tro­ni­sche Akten­füh­rung macht den Anwalt, der vor jedem Gericht und an jedem Ort auf­tre­ten darf, noch mobi­ler und fle­xi­bler. Eine Viel­zahl von Akten kann auf einem Anwalts- Lap­top mit­ge­nom­men wer­den. Die Akten kön­nen über­all bear­bei­tet wer­den. Das Inter­net macht Tages­ak­tua­li­tät mög­lich.
Selbst­ver­ständ­lich sind diver­se tech­ni­sche Vor­aus­set­zun­gen zu erfül­len und der Wech­sel in die elek­tro­nisch geführ­te Kanz­lei ist nicht von heu­te auf mor­gen mög­lich. Er kos­tet zunächst viel Vor­lauf­zeit und natür­lich Geld. Der Auf­wand für das Scan­nen wird eigent­lich immer unter­schätzt. Im Vor­feld sind auf jeden Fall kanz­lei­or­ga­ni­sa­to­ri­sche Abläu­fe zu ermit­teln und zu klä­ren. Fer­ner sind Sicher­heits­ri­si­ken aus­zu­räu­men und berufs­recht­li­che sowie sons­ti­ge recht­li­che Fra­gen zu klä­ren.

Zusätz­lich kann dann ein Work­flow­sys­tem ein­ge­setzt wer­den. Es dient dazu, stan­dar­di­sier­ba­re Abläu­fe zu auto­ma­ti­sie­ren und damit siche­rer zu machen. Dadurch las­sen sich Qua­li­tät, Sicher­heit und Zuver­läs­sig­keit stei­gern.

Am Ende bleibt die Fra­ge, ob der Nut­zen den Auf­wand über­wiegt. Die Bewer­tung von Pra­xis­bei­spie­len ist dabei uner­läss­lich. Eini­ge Insol­venz­ver­wal­ter, die mit einem sehr gro­ßen Doku­men­ta­ti­ons- aus Auf­be­wah­rungs­auf­wand zu kämp­fen haben, ver­wal­ten bereits sehr erfolg­reich alle Ein­gangs­nach­rich­ten / Post­stü­cke (Brie­fe, Faxe, eMail, Sprach­nach­rich­ten) aus­schließ­lich digi­tal und erzie­len dabei erheb­li­che Vor­tei­le, die nicht nur durch den gerin­ge­ren Umfang der Akten erreicht wer­den.

Auch für eine foren­sisch täti­ge Anwalts­kanz­lei gibt es bereits Bei­spie­le, wie durch ein Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem Pro­zess­op­ti­mie­run­gen erreicht wer­den, die Ein­spa­run­gen in vie­len Punk­ten, z.B. Akten­lauf, Vor­la­ge der Akten, Akten suchen, Bear­bei­tung der Ein­gän­ge, stän­di­ge Ver­füg­bar­keit der Unter­la­gen, bedeu­ten. Sie kann zudem an die Ent­wick­lung des elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs in der Jus­tiz anknüp­fen und des­sen Vor­tei­le leich­ter nut­zen.

Der EDV-Gerichts­tag möch­te die­se Ent­wick­lung beglei­ten und för­dern. Der Arbeits­kreis wird über aktu­el­le Ent­wick­lun­gen infor­mie­ren und Gele­gen­heit zur Dis­kus­si­on bie­ten.