Elektronische Akte in der Kanzlei

Zeit: Fre­itag, 17. Sep­tem­ber 2004, 9.00 Uhr
Ort: HS 118
Mod­er­a­tion: Herr Recht­san­walt und Medi­a­tor Dr. Thomas Lapp, EDV-Gericht­stag
Herr Recht­san­walt Dr. Volk­er Nil­gens, EDV-Gericht­stag
Ref­er­enten: Herr Michael Germ, Germ­con­sult GmbH
Frau Recht­san­wältin Regi­na Kohn, Renos­tar GmbH
Herr Dipl. Ing. Fritz Jochen Weber, WJ&P Sys­temhaus AG
Doku­mente: Ankündi­gung — Pro­tokoll

Auch in der Anwalt­skan­zlei gilt die ein­fache Regel, dass Fortschritt zugle­ich Verän­derung bedeutet. Die Tat­sache, dass einige Verän­derun­gen sehr lange brauchen, ändert daran nichts. Im Gegen­teil, weil in eini­gen Kan­zleien der Verän­derungs­druck sehr groß ist, bewe­gen sich die Dinge häu­fig sehr viel schneller als früher. Dies gilt auch für das papier­arme (nicht papier­lose) Büro, dem Anwalt­skan­zleien heute näher sind, als dies noch vor eini­gen Jahren erwartet wurde.

Elek­tro­n­is­che Akte, papier­armes Büro, Scan­nen, Doku­menten­man­age­ment und Work­flow sind die The­men dieses Arbeit­skreis­es. Dazu wird Fritz Jochen Weber bericht­en, inwieweit in der Wirtschaft heute Doku­menten­man­age­ment und Work­flowsys­teme einge­set­zt wer­den und welchen Nutzen dies bringt. Regi­na Kohn wird darstellen, was Anbi­eter für Anwalt­skan­zleien den Anwäl­ten heute bere­its bieten. Michael Germ wird die Entwick­lung aus der Sicht des Kan­zleib­er­aters kri­tisch hin­ter­fra­gen. Der Arbeit­skreis knüpft an das Schw­er­punk­t­the­ma der Bund-Län­der-Kom­mis­sion “elek­tro­n­is­ch­er Rechtsverkehr” an.

Soft­ware­an­bi­eter ste­hen längst bere­it, ihren Anwalt­skun­den indi­vidu­elle und nutzbare Lösun­gen anzu­bi­eten. Dabei ste­ht die elek­tro­n­isch geführte Akte im Mit­telpunkt. Es han­delt sich dabei um eine Daten­bank, die sämtliche Unter­la­gen und Infor­ma­tio­nen zu einem Man­dat in dig­i­taler Form bere­i­thält. Alle Doku­mente, die in ein­er tra­di­tionellen Akte aus Papi­er anfall­en, wer­den durch Scan­nen dig­i­tal­isiert und im Kan­zle­icom­put­er gespe­ichert. Sie kön­nen auf Knopf­druck vom Anwalt und seinen Mitar­beit­ern abgerufen, einge­se­hen und bear­beit­et wer­den.

Die elek­tro­n­is­che Akten­führung macht den Anwalt, der vor jedem Gericht und an jedem Ort auftreten darf, noch mobil­er und flex­i­bler. Eine Vielzahl von Akten kann auf einem Anwalts- Lap­top mitgenom­men wer­den. Die Akten kön­nen über­all bear­beit­et wer­den. Das Inter­net macht Tage­sak­tu­al­ität möglich.
Selb­stver­ständlich sind diverse tech­nis­che Voraus­set­zun­gen zu erfüllen und der Wech­sel in die elek­tro­n­isch geführte Kan­zlei ist nicht von heute auf mor­gen möglich. Er kostet zunächst viel Vor­laufzeit und natür­lich Geld. Der Aufwand für das Scan­nen wird eigentlich immer unter­schätzt. Im Vor­feld sind auf jeden Fall kan­zleior­gan­isatorische Abläufe zu ermit­teln und zu klären. Fern­er sind Sicher­heit­srisiken auszuräu­men und beruf­s­rechtliche sowie son­stige rechtliche Fra­gen zu klären.

Zusät­zlich kann dann ein Work­flowsys­tem einge­set­zt wer­den. Es dient dazu, stan­dar­d­isier­bare Abläufe zu automa­tisieren und damit sicher­er zu machen. Dadurch lassen sich Qual­ität, Sicher­heit und Zuver­läs­sigkeit steigern.

Am Ende bleibt die Frage, ob der Nutzen den Aufwand über­wiegt. Die Bew­er­tung von Prax­is­beispie­len ist dabei uner­lässlich. Einige Insol­ven­zver­wal­ter, die mit einem sehr großen Doku­men­ta­tions- aus Auf­be­wahrungsaufwand zu kämpfen haben, ver­wal­ten bere­its sehr erfol­gre­ich alle Ein­gangsnachricht­en / Post­stücke (Briefe, Faxe, eMail, Sprach­nachricht­en) auss­chließlich dig­i­tal und erzie­len dabei erhe­bliche Vorteile, die nicht nur durch den gerin­geren Umfang der Akten erre­icht wer­den.

Auch für eine foren­sisch tätige Anwalt­skan­zlei gibt es bere­its Beispiele, wie durch ein Doku­menten­man­age­mentsys­tem Prozes­sop­ti­mierun­gen erre­icht wer­den, die Einsparun­gen in vie­len Punk­ten, z.B. Akten­lauf, Vor­lage der Akten, Akten suchen, Bear­beitung der Eingänge, ständi­ge Ver­füg­barkeit der Unter­la­gen, bedeuten. Sie kann zudem an die Entwick­lung des elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehrs in der Jus­tiz anknüpfen und dessen Vorteile leichter nutzen.

Der EDV-Gericht­stag möchte diese Entwick­lung begleit­en und fördern. Der Arbeit­skreis wird über aktuelle Entwick­lun­gen informieren und Gele­gen­heit zur Diskus­sion bieten.