Elek­tro­ni­sche Akte im prak­ti­schen Ein­satz bei Gericht und in der Anwalts­kanz­lei

Die elek­tro­ni­sche Akte im prak­ti­schen Ein­satz
bei Gericht und in der Anwalts­kanz­lei

Die elek­tro­ni­sche Akte ist Dreh- und Angel­punkt eines elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs. Auch dann, wenn ledig­lich die Kom­mu­ni­ka­tion nach außen elek­tro­nisch abge­wi­ckelt wird, stellt sich die Frage, ob und auf wel­che Weise elek­tro­nisch ein­ge­hende Doku­mente auch elek­tro­nisch ver­wahrt wer­den müs­sen. Ziel des elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs ist aber auch, die interne Kom­mu­ni­ka­tion und die Bear­bei­tung der Ver­fah­ren elek­tro­nisch abzu­wi­ckeln. Dabei erge­ben sich eine Viel­zahl von prak­ti­schen Schwie­rig­kei­ten und recht­li­chen Fra­ge­stel­lun­gen. Je mehr elek­tro­nisch abge­wi­ckelt wird, desto mehr wird auch deut­lich, dass die aus der her­kömm­li­chen Büro­or­ga­ni­sa­tion stam­men­den Ver­fah­rens­re­geln viel­fach eine effek­tive elek­tro­ni­sche Arbeits­weise behin­dern.

Beson­dere Her­aus­for­de­run­gen erge­ben sich auch dar­aus, dass die Ver­fah­rens­be­tei­lig­ten weit­ge­hend noch nicht elek­tro­nisch arbei­ten. Dar­aus erge­ben sich in der All­tags­ar­beit zahl­rei­che Medi­en­brü­che durch die erfor­der­li­che Umwand­lung von Papier in elek­tro­ni­sche Doku­mente und umge­kehrt. Diese Medi­en­brü­cken müs­sen nicht nur tech­nisch bewäl­tigt wer­den, son­dern auch den recht­li­chen Anfor­de­run­gen genü­gen, die die gesetz­li­chen Vor­schrif­ten auf­stel­len. Zudem muss eine sol­che Ver­fah­rens­weise auch dem all­täg­li­chen Mas­sen­be­trieb stand­hal­ten, um prak­ti­schen Anfor­de­run­gen zu genü­gen.

Über die elek­tro­ni­sche Akte in gericht­li­chen Ver­fah­ren und in der Anwalts­kanz­lei und den Ein­satz von dazu erfor­der­li­chen Doku­ment­ma­nage­ment­sys­te­men wird viel dis­ku­tiert; prak­ti­sche Erfah­run­gen sind jedoch noch recht sel­ten. Der Arbeits­kreis bie­tet Schil­de­run­gen aus der prak­ti­schen Arbeit mit der elek­tro­ni­schen Akte und damit die Mög­lich­keit, sich über die die prak­tisch auf­tre­ten­den Pro­bleme und Her­aus­for­de­run­gen ganz kon­kret aus ers­ter Hand zu infor­mie­ren. Gegen­stand des Arbeits­krei­ses sind nicht bestimmte Soft­ware­lö­sun­gen, die die elek­tro­ni­sche Akten­füh­rung ermög­li­chen.

Beim Amts­ge­richt Olpe wird seit gerau­mer Zeit in Schei­dungs­ver­fah­ren mit der elek­tro­ni­schen Akte gear­bei­tet. Aus Sicht eines Rich­ters soll die All­tags­ar­beit mit einem han­dels­üb­li­chen Doku­ment­ma­nage­ment­sys­tem geschil­dert wer­den. Eine Anwäl­tin wird die Erfah­run­gen aus der Sicht einer Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ne­rin des Gerich­tes schil­dern, die ihrer­seits kanz­lei­in­tern noch her­kömm­lich, also nicht mit der elek­tro­ni­schen Akte arbei­tet.

Daran schlie­ßen sich die Erfah­rungs­be­richte zweier Anwälte an, die ihre interne Kanz­lei­or­ga­ni­sa­tion auf die elek­tro­ni­sche Akten­füh­rung umge­stellt haben.

Es besteht zusätz­lich Gele­gen­heit, die elek­tro­ni­sche Arbeit in der Anwalts­kanz­lei in der prak­ti­schen Arbeit außer­halb des Arbeits­krei­ses in Augen­schein zu neh­men. Rechts­an­walt Klaas wird eine Kanz­lei­um­ge­bung in Raum 1.13, Geb. B4 1 auf­bauen, in der die prak­ti­sche Arbeit mit sei­nem Sys­tem prä­sen­tiert wer­den kann. Die von Rechts­an­walt Pries­nitz ein­ge­setzte Lösung kann am Stand von Dic­ta­Net eben­falls im prak­ti­schen Ein­satz in Augen­schein genom­men wer­den.