Elektronische Akte im praktischen Einsatz bei Gericht und in der Anwaltskanzlei

Die elek­tro­n­is­che Akte im prak­tis­chen Ein­satz
bei Gericht und in der Anwalt­skan­zlei

Die elek­tro­n­is­che Akte ist Dreh- und Angelpunkt eines elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehrs. Auch dann, wenn lediglich die Kom­mu­nika­tion nach außen elek­tro­n­isch abgewick­elt wird, stellt sich die Frage, ob und auf welche Weise elek­tro­n­isch einge­hende Doku­mente auch elek­tro­n­isch ver­wahrt wer­den müssen. Ziel des elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehrs ist aber auch, die interne Kom­mu­nika­tion und die Bear­beitung der Ver­fahren elek­tro­n­isch abzuwick­eln. Dabei ergeben sich eine Vielzahl von prak­tis­chen Schwierigkeit­en und rechtlichen Fragestel­lun­gen. Je mehr elek­tro­n­isch abgewick­elt wird, desto mehr wird auch deut­lich, dass die aus der herkömm­lichen Büroor­gan­i­sa­tion stam­menden Ver­fahren­sregeln vielfach eine effek­tive elek­tro­n­is­che Arbeitsweise behin­dern.

Beson­dere Her­aus­forderun­gen ergeben sich auch daraus, dass die Ver­fahrens­beteiligten weit­ge­hend noch nicht elek­tro­n­isch arbeit­en. Daraus ergeben sich in der All­t­agsar­beit zahlre­iche Medi­en­brüche durch die erforder­liche Umwand­lung von Papi­er in elek­tro­n­is­che Doku­mente und umgekehrt. Diese Medi­en­brück­en müssen nicht nur tech­nisch bewältigt wer­den, son­dern auch den rechtlichen Anforderun­gen genü­gen, die die geset­zlichen Vorschriften auf­stellen. Zudem muss eine solche Ver­fahrensweise auch dem alltäglichen Massen­be­trieb stand­hal­ten, um prak­tis­chen Anforderun­gen zu genü­gen.

Über die elek­tro­n­is­che Akte in gerichtlichen Ver­fahren und in der Anwalt­skan­zlei und den Ein­satz von dazu erforder­lichen Doku­ment­man­age­mentsys­te­men wird viel disku­tiert; prak­tis­che Erfahrun­gen sind jedoch noch recht sel­ten. Der Arbeit­skreis bietet Schilderun­gen aus der prak­tis­chen Arbeit mit der elek­tro­n­is­chen Akte und damit die Möglichkeit, sich über die die prak­tisch auftre­tenden Prob­leme und Her­aus­forderun­gen ganz konkret aus erster Hand zu informieren. Gegen­stand des Arbeit­skreis­es sind nicht bes­timmte Soft­warelö­sun­gen, die die elek­tro­n­is­che Akten­führung ermöglichen.

Beim Amts­gericht Olpe wird seit ger­aumer Zeit in Schei­dungsver­fahren mit der elek­tro­n­is­chen Akte gear­beit­et. Aus Sicht eines Richters soll die All­t­agsar­beit mit einem han­del­süblichen Doku­ment­man­age­mentsys­tem geschildert wer­den. Eine Anwältin wird die Erfahrun­gen aus der Sicht ein­er Kom­mu­nika­tion­spart­ner­in des Gericht­es schildern, die ihrer­seits kan­zlei­in­tern noch herkömm­lich, also nicht mit der elek­tro­n­is­chen Akte arbeit­et.

Daran schließen sich die Erfahrungs­berichte zweier Anwälte an, die ihre interne Kan­zleior­gan­i­sa­tion auf die elek­tro­n­is­che Akten­führung umgestellt haben.

Es beste­ht zusät­zlich Gele­gen­heit, die elek­tro­n­is­che Arbeit in der Anwalt­skan­zlei in der prak­tis­chen Arbeit außer­halb des Arbeit­skreis­es in Augen­schein zu nehmen. Recht­san­walt Klaas wird eine Kan­zleiumge­bung in Raum 1.13, Geb. B4 1 auf­bauen, in der die prak­tis­che Arbeit mit seinem Sys­tem präsen­tiert wer­den kann. Die von Recht­san­walt Pries­nitz einge­set­zte Lösung kann am Stand von Dic­taNet eben­falls im prak­tis­chen Ein­satz in Augen­schein genom­men wer­den.