BLK: Elek­tro­ni­sche Akte und Vor­gangs­be­ar­bei­tung in der nordrhein-westfälischen Ver­wal­tungs­ge­richts­bar­keit

Zeit: Don­ners­tag — 16.09.2010 — 16.30 Uhr
Ort: Hör­saal 111
Refe­ren­ten: Jür­gen Jaen­ecke (Vor­sit­zen­der Rich­ter am Ober­ver­wal­tungs­ge­richt für das Land NRW);
Götz-Thomas Heine (Regie­rungs­di­rek­tor, Ober­ver­wal­tungs­ge­richt für das Land NRW)

Die Ent­wick­lung des elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs in der Ver­wal­tungs­ge­richts­bar­keit NRW beruht auf dem Fach­kon­zept des Ober­ver­wal­tungs­ge­richts NRW „Elek­tro­ni­scher Rechts­ver­kehr in der Ver­wal­tungs­ge­richts­bar­keit NRW“ vom 19. Juli 2004. Wesent­li­che Bestand­teile des vom Jus­tiz­mi­nis­te­rium NRW geneh­mig­ten Fach­kon­zep­tes sind – neben der ohne­hin bestehen­den Mög­lich­keit der Über­sen­dung und Zustel­lung durch das Com­pu­ter­fax – die Eröff­nung der elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­tion in Rechts­sa­chen über das EGVP (am 1. Januar 2006 zunächst beim OVG NRW und dem VG Min­den) und nach­fol­gend die elek­tro­ni­sche Akten­füh­rung unter Ein­satz eines DMS/VBS, hier: „DOMEA®“ der Firma Open Text Cor­po­ra­tion.

Grund­lage der elek­tro­ni­schen Akten­füh­rung ist die Digi­ta­li­sie­rung sämt­li­cher Papier­do­ku­mente (Umwand­lung in PDF-Dokumente) durch den Ein­satz leis­tungs­fä­hi­ger Netz­werks­scan­ner und die Klas­si­fi­zie­rung (Benen­nung) aller elek­tro­ni­schen Doku­mente in den Service-Einheiten nach der früh­zei­tig mit dem Bun­des­ver­wal­tungs­ge­richt abge­stimm­ten und danach ver­bind­lich ein­ge­führ­ten sog. „Meta­da­ten­liste“. Diese fin­det auch Anwen­dung auf den ab Ende 2008 erprob­ten elek­tro­ni­schen Doku­men­ten­aus­tausch mit dem Bun­des­ver­wal­tungs­ge­richt.

Nach Abschluss der not­wen­di­gen Anpas­sungs­ar­bei­ten sowohl an dem in der Ver­wal­tungs­ge­richts­bar­keit NRW ein­ge­setz­ten Fach­ver­fah­ren VG/FG als auch an dem Pro­gramm „DOMEA®“ führ­ten das VG Min­den und das OVG NRW die­ses Pro­gramm Ende 2009 bzw. im März 2010 im Echt­be­trieb ein. Par­al­lel hierzu wurde die elek­tro­ni­sche Über­sen­dung kom­plett digi­ta­li­sier­ter und nach der Meta­da­ten­liste klas­si­fi­zier­ter Akten vom VG Min­den an das OVG NRW erprobt.

Neben der Umstel­lung auf eine nicht mehr File-System-basierte, son­dern daten­bank­ge­stützte Doku­men­ten­hal­tung und den hier­durch eröff­ne­ten effek­ti­ve­ren Siche­rungs­mög­lich­kei­ten erfüllt das nun­mehr ein­ge­setzte DMS zusam­men mit dem Fach­ver­fah­ren VG/FG und den hier­über gesteu­er­ten Word-Vorlagen schon jetzt umfang­rei­che Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­sche Gerichts­akte. Das Sys­tem gewähr­leis­tet die Abspei­che­rung ver­fah­rens­be­zo­ge­ner Doku­mente in den Ver­fah­rens­ver­zeich­nis­sen sowie in den darin ange­leg­ten PKH-Ordnern, Bei­ak­ten­ord­nern und Mate­ria­li­en­ord­nern etc. Dar­über hin­aus kön­nen ver­fah­rens­über­grei­fende Doku­mente in hier­für vor­ge­se­he­nen und durch eine ent­spre­chende Berech­ti­gungs­steue­rung abge­si­cher­ten Berei­chen abge­legt wer­den. Eine auf alle oder einen frei wähl­ba­ren Teil von Doku­men­ten anwend­bare meta­da­ten­be­zo­gene Filter- und Blät­ter­funk­tion gewähr­leis­tet eine schnelle Inhalts­er­schlie­ßung, die durch eine Voll­text­su­che ergänzt wird. Letz­tere wird durch eine leis­tungs­fä­hige Umwand­lung digi­ta­li­sier­ter Doku­mente bzw. eine unmit­tel­bare Digi­ta­li­sie­rung von Papier­do­ku­men­ten in „searcha­ble PDF-Dokumente“ mit OCR-Erkennung noch erwei­tert wer­den. Mar­kie­run­gen und Anmer­kung kön­nen als „Over­lay“ mit der jewei­li­gen Text­stelle ver­knüpft wer­den. Ein Bereichs-OCR bie­tet die Mög­lich­keit, frei wähl­bare Text­pas­sa­gen in geeig­nete Menü­fel­der oder in eine Word-Vorlage zu über­neh­men. Der Export einer kom­plet­ten elek­tro­ni­schen Akte etwa auf einen USB-Stick, ein Lap­top oder auch auf ein IPad ist mög­lich.

Seit Mai 2010 wird im OVG NRW die Lauf­map­pen­funk­tion von „DOMEA®“ getes­tet, die als elek­tro­ni­sche Workflow-Komponente in einer Viel­zahl all­täg­li­cher Arbeits­ab­läufe am rich­ter­li­chen Arbeits­platz (Ein­gangs­ver­fü­gun­gen, Über­sen­dungs­ver­fü­gun­gen, Hin­weis­ver­fü­gun­gen, Frist­vor­la­gen etc.) eine kom­for­ta­ble elek­tro­ni­sche Bear­bei­tung ohne die Vor­lage der auf der Service-Einheit ver­blei­ben­den Papier­akte ermög­licht und auch die fle­xi­ble Ein­bin­dung von Ver­tre­tern sicher­stellt. Im Juli 2010 ist im OVG NRW die Imple­men­tie­rung der Lauf­map­pen­funk­tion auf der Grund­lage stan­dar­di­sier­ter, abge­spei­cher­ter Lauf­wege in 6 Erpro­bungs­se­na­ten erfolgt. Par­al­lel dazu wird am VG Min­den die Lauf­mappe in aus­ge­wähl­ten Kam­mern erprobt.

Damit sind wesent­li­che Vor­aus­set­zun­gen für eine elek­tro­ni­sche Akten­be­ar­bei­tung am rich­ter­li­chen Arbeits­platz und am Arbeits­platz der Service-Einheit geschaf­fen. Zudem ist eine durch­gän­gige Aus­tausch­fä­hig­keit elek­tro­ni­scher Akten bzw. Doku­mente bis in die dritte Instanz gewähr­leis­tet. Die geplante Aus­wei­tung des bis­her erreich­ten Ent­wick­lungs­stan­des und des elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs über das EGVP auf alle nordrhein-westfälischen Ver­wal­tungs­ge­richte wird den Umgang mit die­sen Neue­run­gen ver­ste­ti­gen und Grund­lage für wei­tere Ver­bes­se­run­gen sein.

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