BLK: Elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung in der nordrhein-westfälischen Verwaltungsgerichtsbarkeit

Zeit: Don­ner­stag  —  16.09.2010  —  16.30 Uhr
Ort: Hör­saal 111
Ref­er­enten: Jür­gen Jae­necke (Vor­sitzen­der Richter am Oberver­wal­tungs­gericht für das Land NRW);
Götz-Thomas Heine (Regierungs­di­rek­tor, Oberver­wal­tungs­gericht für das Land NRW)

Die Entwick­lung des elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehrs in der Ver­wal­tungs­gerichts­barkeit NRW beruht auf dem Fachkonzept des Oberver­wal­tungs­gerichts NRW „Elek­tro­n­is­ch­er Rechtsverkehr in der Ver­wal­tungs­gerichts­barkeit NRW“ vom 19. Juli 2004. Wesentliche Bestandteile des vom Jus­tizmin­is­teri­um NRW genehmigten Fachkonzeptes sind – neben der ohne­hin beste­hen­den Möglichkeit der Übersendung und Zustel­lung durch das Com­put­er­fax – die Eröff­nung der elek­tro­n­is­chen Kom­mu­nika­tion in Rechtssachen über das EGVP (am 1. Jan­u­ar 2006 zunächst beim OVG NRW und dem VG Min­den) und nach­fol­gend die elek­tro­n­is­che Akten­führung unter Ein­satz eines DMS/VBS, hier: „DOMEA®“ der Fir­ma Open Text Cor­po­ra­tion.

Grund­lage der elek­tro­n­is­chen Akten­führung ist die Dig­i­tal­isierung sämtlich­er Papier­doku­mente (Umwand­lung in PDF-Doku­mente) durch den Ein­satz leis­tungs­fähiger Net­zw­erkss­can­ner und die Klas­si­fizierung (Benen­nung) aller elek­tro­n­is­chen Doku­mente in den Ser­vice-Ein­heit­en nach der frühzeit­ig mit dem Bun­desver­wal­tungs­gericht abges­timmten und danach verbindlich einge­führten sog. „Meta­daten­liste“. Diese find­et auch Anwen­dung auf den ab Ende 2008 erprobten elek­tro­n­is­chen Doku­mente­naus­tausch mit dem Bun­desver­wal­tungs­gericht.

Nach Abschluss der notwendi­gen Anpas­sungsar­beit­en sowohl an dem in der Ver­wal­tungs­gerichts­barkeit NRW einge­set­zten Fachver­fahren VG/FG als auch an dem Pro­gramm „DOMEA®“ führten das VG Min­den und das OVG NRW dieses Pro­gramm Ende 2009 bzw. im März 2010 im Echt­be­trieb ein. Par­al­lel hierzu wurde die elek­tro­n­is­che Übersendung kom­plett dig­i­tal­isiert­er und nach der Meta­daten­liste klas­si­fiziert­er Akten vom VG Min­den an das OVG NRW erprobt.

Neben der Umstel­lung auf eine nicht mehr File-Sys­tem-basierte, son­dern daten­bankgestützte Doku­menten­hal­tung und den hier­durch eröffneten effek­tiv­eren Sicherungsmöglichkeit­en erfüllt das nun­mehr einge­set­zte DMS zusam­men mit dem Fachver­fahren VG/FG und den hierüber ges­teuerten Word-Vor­la­gen schon jet­zt umfan­gre­iche Anforderun­gen an die elek­tro­n­is­che Gericht­sak­te. Das Sys­tem gewährleis­tet die Abspe­icherung ver­fahrens­be­zo­gen­er Doku­mente in den Ver­fahrensverze­ich­nis­sen sowie in den darin angelegten PKH-Ord­nern, Beiak­tenord­nern und Mate­ri­alienord­nern etc. Darüber hin­aus kön­nen ver­fahren­süber­greifende Doku­mente in hier­für vorge­se­henen und durch eine entsprechende Berech­ti­gungss­teuerung abgesicherten Bere­ichen abgelegt wer­den. Eine auf alle oder einen frei wählbaren Teil von Doku­menten anwend­bare meta­daten­be­zo­gene Fil­ter- und Blät­ter­funk­tion gewährleis­tet eine schnelle Inhalt­ser­schließung, die durch eine Voll­textsuche ergänzt wird. Let­ztere wird durch eine leis­tungs­fähige Umwand­lung dig­i­tal­isiert­er Doku­mente bzw. eine unmit­tel­bare Dig­i­tal­isierung von Papier­doku­menten in „search­able PDF-Doku­mente“ mit OCR-Erken­nung noch erweit­ert wer­den. Markierun­gen und Anmerkung kön­nen als „Over­lay“ mit der jew­eili­gen Textstelle verknüpft wer­den. Ein Bere­ichs-OCR bietet die Möglichkeit, frei wählbare Textpas­sagen in geeignete Menüfelder oder in eine Word-Vor­lage zu übernehmen. Der Export ein­er kom­plet­ten elek­tro­n­is­chen Akte etwa auf einen USB-Stick, ein Lap­top oder auch auf ein IPad ist möglich.

Seit Mai 2010 wird im OVG NRW die Laufmap­pen­funk­tion von „DOMEA®“ getestet, die als elek­tro­n­is­che Work­flow-Kom­po­nente in ein­er Vielzahl alltäglich­er Arbeitsabläufe am richter­lichen Arbeit­splatz (Ein­gangsver­fü­gun­gen, Übersendungsver­fü­gun­gen, Hin­weisver­fü­gun­gen, Fristvor­la­gen etc.) eine kom­fort­able elek­tro­n­is­che Bear­beitung ohne die Vor­lage der auf der Ser­vice-Ein­heit verbleiben­den Papier­ak­te ermöglicht und auch die flex­i­ble Ein­bindung von Vertretern sich­er­stellt. Im Juli 2010 ist im OVG NRW die Imple­men­tierung der Laufmap­pen­funk­tion auf der Grund­lage stan­dar­d­isiert­er, abge­spe­ichert­er Laufwege in 6 Erprobungsse­n­at­en erfol­gt. Par­al­lel dazu wird am VG Min­den die Laufmappe in aus­gewählten Kam­mern erprobt.

Damit sind wesentliche Voraus­set­zun­gen für eine elek­tro­n­is­che Akten­bear­beitung am richter­lichen Arbeit­splatz und am Arbeit­splatz der Ser­vice-Ein­heit geschaf­fen. Zudem ist eine durchgängige Aus­tauschfähigkeit elek­tro­n­is­ch­er Akten bzw. Doku­mente bis in die dritte Instanz gewährleis­tet. Die geplante Ausweitung des bish­er erre­icht­en Entwick­lungs­standes und des elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehrs über das EGVP auf alle nor­drhein-west­fälis­chen Ver­wal­tungs­gerichte wird den Umgang mit diesen Neuerun­gen ver­steti­gen und Grund­lage für weit­ere Verbesserun­gen sein.