EEAR mit Informationen zum rechtsverbindlichen Scannen/ersetzenden Scannen
Zeit: | Donnerstag — 16.09.2010 — 13.00 Uhr |
Ort: | Hörsaal 105 |
Moderation: | Dr. Astrid Schumacher (ORR’in im BSI); Dr. Wolfram Viefhues (Vorsitzender der gemeinsamen Kommission elektronischer Rechtsverkehr) |
Referenten: | Alfred Gass und Sebastian Broßette (EEAR); André Kleck (ALPHA COM); Walter Mock und Hansjörg Reiter |
Dokumente: | Präsentation — Protokoll |
Quintessenz des Arbeitskreises zur elektronischen Langzeitarchivierung und der speziellen Problematik der Rechtsverbindlichkeit des ersetzenden Scannens („Beweiswerterhaltende Aufbewahrung von Dokumenten bei Vernichtung des Originals“) beim vergangenen 18. EDV-Gerichtstag war die Feststellung gesetzgeberischen Handlungsbedarfs, was insbesondere die notwendige Regelung der Zulässigkeit und Ausgestaltung des ersetzenden Scannens betrifft. Ebenso wurden diverse rechtliche und tatsächliche Probleme dieses Bereiches aufgezeigt. Die EEAR hat im Auftrag des EDV-Gerichtstages im vergangenen Frühjahr eine Befragung von Anwendern und Herstellern zu Problemstellungen des ersetzenden Scannens durchgeführt. Auf Grundlage der Ergebnisse dieses Fragebogens folgte im Juni ein entsprechender Workshop. Dieser hatte den Austausch zwischen Anwendern (Behörden, Versicherungsträgern, Privatunternehmen, etc.) und Herstellern von Scanlösungen zum Ziel. Schwerpunkt des diesjährigen Vortrages wird die Präsentation der Ergebnisse der Umfrage sein. Außerdem werden die von den Workshopteilnehmern erarbeiteten „Thesen zum ersetzenden Scannen“ erläutert. Dabei handelt es sich um ein Thesenpaket, das bestehende Probleme der Praxis in diesem Bereich aufzeigt und konkrete Forderungen zu deren Lösung aufstellt.
Den zweiten Schwerpunkt bildet das Referat von Herrn Kleck von der Fa. Alpha Com zur Umsetzung des ersetzenden Scannens für die Berliner KFZ-Zulassungsstellen. Diese müssen täglich eine Vielzahl an Papierdokumenten verarbeiten. Durch elektronische Datenverarbeitung können die Prozesse beschleunigt und Kosten reduziert werden. Im Jahr 2008 entschlossen sich die Zulassungsstellen daher, die Papierdokumente durch einen Dienstleister digitalisieren zu lassen. Seitdem werden die Papierdokumente ersetzend gescannt. Hierbei kommen qualifizierte Signaturen gemäß Signaturgesetz zum Einsatz. Der Vortrag skizziert das Projekt und gibt Anstöße für ähnliche Szenarien in Unternehmen und Organisationen.
Den dritten Schwerpunkt des Arbeitskreises bildet der Vortrag der Herren Mock und Reiter zum ersetzenden Scannen in der Steuerberaterpraxis. Dabei beleuchten die Referenten die Abläufe digitalen Buchens. Anhand praktischer Umsetzungsbeispiele erläutern die Referenten dabei die Vorteile elektronischer Vorgangsführung, nicht nur aus Kostensicht, sondern auch im Hinblick auf gestiegene Effizienz im Rahmen des gesamten Geschäftsprozesses. Damit verbundene Probleme, die sich in der Praxis zeigen, werden zudem erläutert.