EEAR mit Informationen zum rechtsverbindlichen Scannen/ersetzenden Scannen

Quin­tes­senz des Arbeit­skreis­es zur elek­tro­n­is­chen Langzeitarchivierung und der speziellen Prob­lematik der Rechtsverbindlichkeit des erset­zen­den Scan­nens („Beweiswert­er­hal­tende Auf­be­wahrung von Doku­menten bei Ver­nich­tung des Orig­i­nals“) beim ver­gan­genen 18. EDV-Gericht­stag war die Fest­stel­lung geset­zge­berischen Hand­lungs­be­darfs, was ins­beson­dere die notwendi­ge Regelung der Zuläs­sigkeit und Aus­gestal­tung des erset­zen­den Scan­nens bet­rifft. Eben­so wur­den diverse rechtliche und tat­säch­liche Prob­leme dieses Bere­ich­es aufgezeigt. Die EEAR hat im Auf­trag des EDV-Gericht­stages im ver­gan­genen Früh­jahr eine Befra­gung von Anwen­dern und Her­stellern zu Prob­lem­stel­lun­gen des erset­zen­den Scan­nens durchge­führt. Auf Grund­lage der Ergeb­nisse dieses Frage­bo­gens fol­gte im Juni ein entsprechen­der Work­shop. Dieser hat­te den Aus­tausch zwis­chen Anwen­dern (Behör­den, Ver­sicherungsträgern, Pri­vatun­ternehmen, etc.) und Her­stellern von Scan­lö­sun­gen zum Ziel. Schw­er­punkt des diesjähri­gen Vor­trages wird die Präsen­ta­tion der Ergeb­nisse der Umfrage sein. Außer­dem wer­den die von den Work­shopteil­nehmern erar­beit­eten „The­sen zum erset­zen­den Scan­nen“ erläutert. Dabei han­delt es sich um ein The­sen­paket, das beste­hende Prob­leme der Prax­is in diesem Bere­ich aufzeigt und konkrete Forderun­gen zu deren Lösung auf­stellt.

Den zweit­en Schw­er­punkt bildet das Refer­at von Her­rn Kleck von der Fa. Alpha Com zur Umset­zung des erset­zen­den Scan­nens für die Berlin­er KFZ-Zulas­sungsstellen. Diese müssen täglich eine Vielzahl an Papier­doku­menten ver­ar­beit­en. Durch elek­tro­n­is­che Daten­ver­ar­beitung kön­nen die Prozesse beschle­u­nigt und Kosten reduziert wer­den. Im Jahr 2008 entschlossen sich die Zulas­sungsstellen daher, die Papier­doku­mente durch einen Dien­stleis­ter dig­i­tal­isieren zu lassen. Seit­dem wer­den die Papier­doku­mente erset­zend ges­can­nt. Hier­bei kom­men qual­i­fizierte Sig­na­turen gemäß Sig­naturge­setz zum Ein­satz. Der Vor­trag skizziert das Pro­jekt und gibt Anstöße für ähn­liche Szenar­ien in Unternehmen und Organ­i­sa­tio­nen.

Den drit­ten Schw­er­punkt des Arbeit­skreis­es bildet der Vor­trag der Her­ren Mock und Reit­er zum erset­zen­den Scan­nen in der Steuer­ber­ater­prax­is. Dabei beleucht­en die Ref­er­enten die Abläufe dig­i­tal­en Buchens. Anhand prak­tis­ch­er Umset­zungs­beispiele erläutern die Ref­er­enten dabei die Vorteile elek­tro­n­is­ch­er Vor­gangs­führung, nicht nur aus Kosten­sicht, son­dern auch im Hin­blick auf gestiegene Effizienz im Rah­men des gesamten Geschäft­sprozess­es. Damit ver­bun­dene Prob­leme, die sich in der Prax­is zeigen, wer­den zudem erläutert.