EEAR mit Infor­ma­tio­nen zum rechts­ver­bind­li­chen Scannen/ersetzenden Scan­nen

Quint­es­senz des Arbeits­krei­ses zur elek­tro­ni­schen Lang­zeit­ar­chi­vie­rung und der spe­zi­el­len Pro­ble­ma­tik der Rechts­ver­bind­lich­keit des erset­zen­den Scan­nens („Beweis­wert­erhal­tende Auf­be­wah­rung von Doku­men­ten bei Ver­nich­tung des Ori­gi­nals“) beim ver­gan­ge­nen 18. EDV-Gerichtstag war die Fest­stel­lung gesetz­ge­be­ri­schen Hand­lungs­be­darfs, was ins­be­son­dere die not­wen­dige Rege­lung der Zuläs­sig­keit und Aus­ge­stal­tung des erset­zen­den Scan­nens betrifft. Ebenso wur­den diverse recht­li­che und tat­säch­li­che Pro­bleme die­ses Berei­ches auf­ge­zeigt. Die EEAR hat im Auf­trag des EDV-Gerichtstages im ver­gan­ge­nen Früh­jahr eine Befra­gung von Anwen­dern und Her­stel­lern zu Pro­blem­stel­lun­gen des erset­zen­den Scan­nens durch­ge­führt. Auf Grund­lage der Ergeb­nisse die­ses Fra­ge­bo­gens folgte im Juni ein ent­spre­chen­der Work­shop. Die­ser hatte den Aus­tausch zwi­schen Anwen­dern (Behör­den, Ver­si­che­rungs­trä­gern, Pri­vat­un­ter­neh­men, etc.) und Her­stel­lern von Scan­lö­sun­gen zum Ziel. Schwer­punkt des dies­jäh­ri­gen Vor­tra­ges wird die Prä­sen­ta­tion der Ergeb­nisse der Umfrage sein. Außer­dem wer­den die von den Work­sh­opteil­neh­mern erar­bei­te­ten „The­sen zum erset­zen­den Scan­nen“ erläu­tert. Dabei han­delt es sich um ein The­sen­pa­ket, das bestehende Pro­bleme der Pra­xis in die­sem Bereich auf­zeigt und kon­krete For­de­run­gen zu deren Lösung auf­stellt.

Den zwei­ten Schwer­punkt bil­det das Refe­rat von Herrn Kleck von der Fa. Alpha Com zur Umset­zung des erset­zen­den Scan­nens für die Ber­li­ner KFZ-Zulassungsstellen. Diese müs­sen täg­lich eine Viel­zahl an Papier­do­ku­men­ten ver­ar­bei­ten. Durch elek­tro­ni­sche Daten­ver­ar­bei­tung kön­nen die Pro­zesse beschleu­nigt und Kos­ten redu­ziert wer­den. Im Jahr 2008 ent­schlos­sen sich die Zulas­sungs­stel­len daher, die Papier­do­ku­mente durch einen Dienst­leis­ter digi­ta­li­sie­ren zu las­sen. Seit­dem wer­den die Papier­do­ku­mente erset­zend gescannt. Hier­bei kom­men qua­li­fi­zierte Signa­tu­ren gemäß Signa­tur­ge­setz zum Ein­satz. Der Vor­trag skiz­ziert das Pro­jekt und gibt Anstöße für ähn­li­che Sze­na­rien in Unter­neh­men und Orga­ni­sa­tio­nen.

Den drit­ten Schwer­punkt des Arbeits­krei­ses bil­det der Vor­trag der Her­ren Mock und Rei­ter zum erset­zen­den Scan­nen in der Steu­er­be­ra­ter­pra­xis. Dabei beleuch­ten die Refe­ren­ten die Abläufe digi­ta­len Buchens. Anhand prak­ti­scher Umset­zungs­bei­spiele erläu­tern die Refe­ren­ten dabei die Vor­teile elek­tro­ni­scher Vor­gangs­füh­rung, nicht nur aus Kos­ten­sicht, son­dern auch im Hin­blick auf gestie­gene Effi­zi­enz im Rah­men des gesam­ten Geschäfts­pro­zes­ses. Damit ver­bun­dene Pro­bleme, die sich in der Pra­xis zei­gen, wer­den zudem erläu­tert.