Die elek­tro­ni­sche Weg­la­ge von Akten (Bun­des­ar­beits­ge­richt) – Pilo­t­in­stal­la­ti­on (Bun­des­pa­tent­ge­richt)

Im Unter­schied zur – ggf. im Anschluss erfol­gen­den – Archi­vie­rung müs­sen zu weg­ge­leg­ten Akten Doku­men­te hin­zu­ge­fügt bzw. aus die­sen ent­fernt wer­den und Meta­da­ten, die der Beschrei­bung der Akten die­nen, ver­än­dert wer­den kön­nen. Dar­über hin­aus müs­sen die weg­ge­leg­ten Akten wie­der in den bear­beit­ba­ren Zustand zurück­ge­führt wer­den kön­nen. Nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen an den weg­ge­leg­ten Akten müs­sen nach­voll­zieh­bar sein und dür­fen die Rechts­kon­for­mi­tät der Weg­la­ge ins­ge­samt nicht beeinträchtigen.Das Pro­jekt „eWeg­la­ge“ behan­delt die Zie­le und Anfor­de­run­gen an eine elek­tro­ni­sche Rea­li­sie­rung des „Weg­le­gens“ einer Akte (oder eines Vor­gangs) am Ende der akti­ven Bear­bei­tungs­zeit bis zur Archi­vie­rung oder der end­gül­ti­gen Aus­son­de­rung und Ver­nich­tung. Die­ser Zeit­raum beträgt bei den Bun­des­ge­rich­ten i.d.R. zwi­schen 10 und 40 Jah­ren. In die­sem Zeit­raum sind die dann „weg­ge­leg­ten“ Akten rechts­kon­form elek­tro­nisch auf­zu­be­wah­ren.

Für eine kur­ze Über­gangs­zeit könn­ten die „weg­ge­leg­ten“ Akten als „nicht mehr akti­ve“ im Vor­gangs­be­ar­bei­tungs- bzw. Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ver­blei­ben. Für die not­wen­di­gen lan­gen Auf­be­wah­rungs­zei­ten ist dies jedoch kei­ne Lösung.

Bei den Bun­des­ge­rich­ten lie­gen unter­schied­li­che recht­li­che, orga­ni­sa­to­ri­sche und tech­ni­sche Rand­be­din­gun­gen vor. Im Rah­men der eWeg­la­ge wer­den die Gerichts- bzw. Senats­ak­ten, sowie die Ver­wal­tungs- inkl. der Per­so­nal­ak­ten mit ihren jeweils spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen berück­sich­tigt.

Zur Lösung der Auf­ga­be wur­de eine ska­lier­ba­re IT-Sys­tem­lö­sung auf der Basis einer modu­la­ren Kom­po­nen­ten-basier­ten Archi­tek­tur, fle­xi­blen und lang­fris­tig ver­kehrs­fä­hi­gen Daten­struk­tu­ren sowie einer Schnitt­stel­len­de­fi­ni­ti­on zur Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Akten­füh­rungs­sys­te­men und elek­tro­ni­schen Weg­la­ge­sys­te­men unter Beach­tung ein­schlä­gi­ger Stan­dards ent­wi­ckelt, die auch den Rea­li­sie­rungs­auf­wand zur Anpas­sung an die jeweils spe­zi­fi­schen Bedin­gun­gen für jede nut­zen­de Ein­rich­tung mini­miert. Dazu gehört auch die Mög­lich­keit einer siche­ren (vor dem unbe­rech­tig­ten Zugriff Drit­ter zuver­läs­sig geschütz­ten) Abla­ge weg­ge­leg­ter Akten in einer exter­nen Ein­rich­tung. Dabei erfolgt kei­ne Fest­le­gung auf bestimm­te Her­stel­ler oder Pro­duk­te.

Im Bun­des­pa­tent­ge­richt wird die­ses Kon­zept der eWeg­la­ge im Rah­men einer Pilo­t­in­stal­la­ti­on erprobt.