Die elektronische Weglage von Akten (Bundesarbeitsgericht) – Pilotinstallation (Bundespatentgericht)

Im Unter­schied zur – ggf. im Anschluss erfol­gen­den – Archivierung müssen zu weggelegten Akten Doku­mente hinzuge­fügt bzw. aus diesen ent­fer­nt wer­den und Meta­dat­en, die der Beschrei­bung der Akten dienen, verän­dert wer­den kön­nen. Darüber hin­aus müssen die weggelegten Akten wieder in den bear­beit­baren Zus­tand zurück­ge­führt wer­den kön­nen. Nachträgliche Verän­derun­gen an den weggelegten Akten müssen nachvol­lziehbar sein und dür­fen die Recht­skon­for­mität der Weglage ins­ge­samt nicht beeinträchtigen.Das Pro­jekt „eWeglage“ behan­delt die Ziele und Anforderun­gen an eine elek­tro­n­is­che Real­isierung des „Wegle­gens“ ein­er Akte (oder eines Vor­gangs) am Ende der aktiv­en Bear­beitungszeit bis zur Archivierung oder der endgülti­gen Aus­son­derung und Ver­nich­tung. Dieser Zeitraum beträgt bei den Bun­des­gericht­en i.d.R. zwis­chen 10 und 40 Jahren. In diesem Zeitraum sind die dann „weggelegten“ Akten recht­skon­form elek­tro­n­isch aufzubewahren.

Für eine kurze Über­gangszeit kön­nten die „weggelegten“ Akten als „nicht mehr aktive“ im Vor­gangs­bear­beitungs- bzw. Doku­menten­man­age­mentsys­tem verbleiben. Für die notwendi­gen lan­gen Auf­be­wahrungszeit­en ist dies jedoch keine Lösung.

Bei den Bun­des­gericht­en liegen unter­schiedliche rechtliche, organ­isatorische und tech­nis­che Randbe­din­gun­gen vor. Im Rah­men der eWeglage wer­den die Gerichts- bzw. Sen­at­sak­ten, sowie die Ver­wal­tungs- inkl. der Per­son­alak­ten mit ihren jew­eils spez­i­fis­chen Anforderun­gen berücksichtigt.

Zur Lösung der Auf­gabe wurde eine skalier­bare IT-Sys­tem­lö­sung auf der Basis ein­er mod­u­laren Kom­po­nen­ten-basierten Architek­tur, flex­i­blen und langfristig verkehrs­fähi­gen Daten­struk­turen sowie ein­er Schnittstel­len­de­f­i­n­i­tion zur Kom­mu­nika­tion zwis­chen Akten­führungssys­te­men und elek­tro­n­is­chen Weglagesys­te­men unter Beach­tung ein­schlägiger Stan­dards entwick­elt, die auch den Real­isierungsaufwand zur Anpas­sung an die jew­eils spez­i­fis­chen Bedin­gun­gen für jede nutzende Ein­rich­tung min­imiert. Dazu gehört auch die Möglichkeit ein­er sicheren (vor dem unberechtigten Zugriff Drit­ter zuver­läs­sig geschützten) Ablage weggelegter Akten in ein­er exter­nen Ein­rich­tung. Dabei erfol­gt keine Fes­tle­gung auf bes­timmte Her­steller oder Produkte.

Im Bun­despatent­gericht wird dieses Konzept der eWeglage im Rah­men ein­er Pilotin­stal­la­tion erprobt.