Die elektronische Weglage von Akten (Bundesarbeitsgericht) – Pilotinstallation (Bundespatentgericht)
Zeit: | Donnerstag — 22.09.2011 — 13.30 Uhr |
Ort: | Hörsaal 0.18 |
Referenten: | Martin Bierhoff, IT-Leiter, Bundesarbeitsgericht; Martin Musiol, Richter am Bundespatentgericht |
Im Unterschied zur – ggf. im Anschluss erfolgenden – Archivierung müssen zu weggelegten Akten Dokumente hinzugefügt bzw. aus diesen entfernt werden und Metadaten, die der Beschreibung der Akten dienen, verändert werden können. Darüber hinaus müssen die weggelegten Akten wieder in den bearbeitbaren Zustand zurückgeführt werden können. Nachträgliche Veränderungen an den weggelegten Akten müssen nachvollziehbar sein und dürfen die Rechtskonformität der Weglage insgesamt nicht beeinträchtigen.Das Projekt „eWeglage“ behandelt die Ziele und Anforderungen an eine elektronische Realisierung des „Weglegens“ einer Akte (oder eines Vorgangs) am Ende der aktiven Bearbeitungszeit bis zur Archivierung oder der endgültigen Aussonderung und Vernichtung. Dieser Zeitraum beträgt bei den Bundesgerichten i.d.R. zwischen 10 und 40 Jahren. In diesem Zeitraum sind die dann „weggelegten“ Akten rechtskonform elektronisch aufzubewahren.
Für eine kurze Übergangszeit könnten die „weggelegten“ Akten als „nicht mehr aktive“ im Vorgangsbearbeitungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem verbleiben. Für die notwendigen langen Aufbewahrungszeiten ist dies jedoch keine Lösung.
Bei den Bundesgerichten liegen unterschiedliche rechtliche, organisatorische und technische Randbedingungen vor. Im Rahmen der eWeglage werden die Gerichts- bzw. Senatsakten, sowie die Verwaltungs- inkl. der Personalakten mit ihren jeweils spezifischen Anforderungen berücksichtigt.
Zur Lösung der Aufgabe wurde eine skalierbare IT-Systemlösung auf der Basis einer modularen Komponenten-basierten Architektur, flexiblen und langfristig verkehrsfähigen Datenstrukturen sowie einer Schnittstellendefinition zur Kommunikation zwischen Aktenführungssystemen und elektronischen Weglagesystemen unter Beachtung einschlägiger Standards entwickelt, die auch den Realisierungsaufwand zur Anpassung an die jeweils spezifischen Bedingungen für jede nutzende Einrichtung minimiert. Dazu gehört auch die Möglichkeit einer sicheren (vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zuverlässig geschützten) Ablage weggelegter Akten in einer externen Einrichtung. Dabei erfolgt keine Festlegung auf bestimmte Hersteller oder Produkte.
Im Bundespatentgericht wird dieses Konzept der eWeglage im Rahmen einer Pilotinstallation erprobt.