GK ERV: Vom Papier zur Datei: Facet­ten der Kom­ple­xi­tät elek­tro­ni­scher Doku­mente

Einer der in der gemein­sa­men Kom­mis­sion ange­sto­ße­nen Initia­ti­ven betrifft die spe­zi­elle Pro­ble­ma­tik der Rechts­ver­bind­lich­keit des erset­zen­den Scan­nens, d.h. also bei anschlie­ßen­der Ver­nich­tung des Ori­gi­nals. Hier wird über den Stand der Arbei­ten an der tech­ni­schen Richt­li­nie des BSIberich­tet. Die tech­ni­sche Richt­li­nie zur beweis­wert­erhal­ten­den Lang­zeitspei­che­rung (BSI, TR ESOR 03125) elek­tro­ni­scher Doku­mente sowie die aktu­el­len Arbei­ten an einer Richt­li­nie zum doku­men­ten­er­set­zen­den Scan­nen beim BSI eröff­nen dem Anwen­der neue Per­spek­ti­ven in der siche­ren Digi­ta­li­sie­rung und Spei­che­rung. Vom Input-Management über die Vor­gangs­be­ar­bei­tung ein­schließ­lich der Trans­for­ma­tion von Papier- in elek­tro­ni­sche Doku­mente bis zur Lang­zeitspei­che­rung kann die Ver­trau­ens­wür­dig­keit elek­tro­ni­scher Doku­mente durch den effi­zi­en­ten Ein­satz zer­ti­fi­zier­ter Scan- und Archiv­lö­sun­gen sicher­ge­stellt wer­den. Die Betrach­tung unter­schied­li­cher Sicher­heits­ni­veaus erlaubt dem Anwen­der, eine auf seine fach­spe­zi­fi­schen Bedürf­nisse zuge­schnit­tene Lösung mit und ohne Ein­satz von Signa­tu­ren aus­zu­wäh­len. Die Nut­zung elek­tro­ni­scher Signa­tu­ren kann dabei auf ein erfor­der­li­ches Min­dest­maß redu­ziert wer­den. Am Bei­spiel eines Migra­ti­ons­pro­jek­tes aus der deut­schen Unfall­ver­si­che­rung wer­den die dort rele­van­ten recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen und die Ein­satz­mög­lich­kei­ten die­ser Tech­no­lo­gien präsentiert.Die gemein­same Kom­mis­sion hat auch im letz­ten Jahr bei ihren regel­mä­ßi­gen Sit­zun­gen eine Viel­zahl von The­men dis­ku­tiert und auch zwi­schen die­sen Ter­mi­nen eine Reihe von Akti­vi­tä­ten ent­fal­tet, um den elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehr wei­ter voran zu brin­gen. Der Arbeits­kreis dient im ers­ten Teil dazu, einen kur­zen Bericht über die Akti­vi­tä­ten der gemein­sa­men Kom­mis­sion zu geben.

Abschlie­ßend befasst sich der Arbeits­kreis mit in der Pra­xis noch vor­han­de­nen Hin­der­nis­sen beim E-Government und E-Justice an der Schnitt­stelle zwi­schen Behör­den, die bereits elek­tro­nisch arbei­ten und Gerich­ten, die noch Papier­ak­ten ein­set­zen. So zeigt sich in einem Pro­jekt meh­re­rer kom­mu­na­ler Buß­geld­be­hör­den, dass die Nut­zung der elek­tro­ni­schen Akten­füh­rung und deren tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Aus­ge­stal­tung durch feh­lende oder unein­heit­li­che recht­li­chen Rege­lun­gen in den ein­zel­nen Bun­des­län­dern noch zusätz­lich erschwert wer­den. Hier­durch tre­ten bei der Aner­ken­nung von Aus­dru­cken aus elek­tro­ni­schen Akten als Beweis­mit­tel vor Gericht immer wie­der Streit­fälle auf, die Ver­fah­ren unnö­tig ver­zö­gern und ver­teu­ern. So ist auf gesetz­ge­be­ri­scher Seite eine stär­kere Ver­zah­nung zwi­schen dem gesetz­ge­ben­den Res­sort (in die­sem Fall Innen­mi­nis­te­rium) und dem Jus­tiz­mi­nis­te­rium wün­schens­wert, damit bei der Umset­zung neuer Rege­lun­gen Rei­bungs­ver­luste durch unzu­rei­chende Infor­ma­tion und unzu­rei­chende Rege­lun­gen und Aus­füh­rungs­ver­ord­nun­gen mini­miert wer­den. Ein­heit­li­che Vor­ga­ben in allen Bun­des­län­dern erleich­tern den Soft­ware­her­stel­lern und Soft­ware­nut­zern dabei die Ein­füh­rung der elek­tro­ni­schen Akten­füh­rung. Die­ses Thema soll in Ver­bin­dung mit dem geplan­ten E-Governmentgesetz des Bun­des adres­siert wer­den.