GK ERV: Vom Papier zur Datei: Facetten der Komplexität elektronischer Dokumente

Ein­er der in der gemein­samen Kom­mis­sion angestoße­nen Ini­tia­tiv­en bet­rifft die spezielle Prob­lematik der Rechtsverbindlichkeit des erset­zen­den Scan­nens, d.h. also bei anschließen­der Ver­nich­tung des Orig­i­nals. Hier wird über den Stand der Arbeit­en an der tech­nis­chen Richtlin­ie des BSIberichtet. Die tech­nis­che Richtlin­ie zur beweiswert­er­hal­tenden Langzeit­spe­icherung (BSI, TR ESOR 03125) elek­tro­n­is­ch­er Doku­mente sowie die aktuellen Arbeit­en an ein­er Richtlin­ie zum doku­menten­er­set­zen­den Scan­nen beim BSI eröff­nen dem Anwen­der neue Per­spek­tiv­en in der sicheren Dig­i­tal­isierung und Spe­icherung. Vom Input-Man­age­ment über die Vor­gangs­bear­beitung ein­schließlich der Trans­for­ma­tion von Papi­er- in elek­tro­n­is­che Doku­mente bis zur Langzeit­spe­icherung kann die Ver­trauenswürdigkeit elek­tro­n­is­ch­er Doku­mente durch den effizien­ten Ein­satz zer­ti­fiziert­er Scan- und Archivlö­sun­gen sichergestellt wer­den. Die Betra­ch­tung unter­schiedlich­er Sicher­heit­sniveaus erlaubt dem Anwen­der, eine auf seine fach­spez­i­fis­chen Bedürfnisse zugeschnit­tene Lösung mit und ohne Ein­satz von Sig­na­turen auszuwählen. Die Nutzung elek­tro­n­is­ch­er Sig­na­turen kann dabei auf ein erforder­lich­es Min­dest­maß reduziert wer­den. Am Beispiel eines Migra­tionspro­jek­tes aus der deutschen Unfal­lver­sicherung wer­den die dort rel­e­van­ten rechtlichen Rah­menbe­din­gun­gen und die Ein­satzmöglichkeit­en dieser Tech­nolo­gien präsentiert.Die gemein­same Kom­mis­sion hat auch im let­zten Jahr bei ihren regelmäßi­gen Sitzun­gen eine Vielzahl von The­men disku­tiert und auch zwis­chen diesen Ter­mi­nen eine Rei­he von Aktiv­itäten ent­fal­tet, um den elek­tro­n­is­chen Rechtsverkehr weit­er voran zu brin­gen. Der Arbeit­skreis dient im ersten Teil dazu, einen kurzen Bericht über die Aktiv­itäten der gemein­samen Kom­mis­sion zu geben.

Abschließend befasst sich der Arbeit­skreis mit in der Prax­is noch vorhan­de­nen Hin­dernissen beim E‑Government und E‑Justice an der Schnittstelle zwis­chen Behör­den, die bere­its elek­tro­n­isch arbeit­en und Gericht­en, die noch Papier­ak­ten ein­set­zen. So zeigt sich in einem Pro­jekt mehrerer kom­mu­naler Bußgeld­be­hör­den, dass die Nutzung der elek­tro­n­is­chen Akten­führung und deren tech­nis­che und organ­isatorische Aus­gestal­tung durch fehlende oder unein­heitliche rechtlichen Regelun­gen in den einzel­nen Bun­deslän­dern noch zusät­zlich erschw­ert wer­den. Hier­durch treten bei der Anerken­nung von Aus­druck­en aus elek­tro­n­is­chen Akten als Beweis­mit­tel vor Gericht immer wieder Stre­it­fälle auf, die Ver­fahren unnötig verzögern und ver­teuern. So ist auf geset­zge­berisch­er Seite eine stärkere Verzah­nung zwis­chen dem geset­zgeben­den Ressort (in diesem Fall Innen­min­is­teri­um) und dem Jus­tizmin­is­teri­um wün­schenswert, damit bei der Umset­zung neuer Regelun­gen Rei­bungsver­luste durch unzure­ichende Infor­ma­tion und unzure­ichende Regelun­gen und Aus­führungsverord­nun­gen min­imiert wer­den. Ein­heitliche Vor­gaben in allen Bun­deslän­dern erle­ichtern den Soft­ware­herstellern und Soft­warenutzern dabei die Ein­führung der elek­tro­n­is­chen Akten­führung. Dieses The­ma soll in Verbindung mit dem geplanten E‑Governmentgesetz des Bun­des adressiert werden.